企業のプロモーションだと最近ではベネッセコーポレーションの「こどもチャレンジ」が話題となりました。以上のようにキャンペーンの事務局の業務は単純作業ですが、１つ１つ洗い出すと手間のかかるものが多くあります。手間が多くかかってしまう業務こそ代行の価値が高いと言えるでしょう。電話やメールなどに24時間365日対応します。待たせることはそれだけで不快に感じられてしまう可能性がありますが、これによってクレームやお問い合わせに対してお客様を待たせることが無くなります。もしそのような事になれば、イメージアップや販売促進のために行うキャンペーンが本末転倒となってしまいます。そういったことが起きないためにしっかりとしたノウハウを持つパートナーとリソースを確保して臨むことが必要です。近年多くの世代で利用させることの多いInstagram(略してインスタ)ですが、最近では企業による活用が多くなり、製品のプロモーションにも一役かっています。その懸念点を解決するのがキャンペーン事務局代行のサービスです。キャンペーン運営に関わる外部ノウハウを活用しながら、単純作業のリソースを減らすことができる事務局代行のサービスは業務効率化にもつながります。うまく活用してプロモーション担当者様は本来のプロモーションを考える業務に集中してはいかがでしょうか。ただ、全体図や各パーツでどれくらいの作業量、コストが発生しているか把握していないと見繕ったリソースを上振れてしまうこともあります。こちらのキャンペーンでは、対象商品に貼付された点数シールを規定の点数分集めると、集めて応募した人全員に「白いお皿」が配布されるというのが主な内容になります。これまでに配布したお皿は累計で約5億枚を突破しており、人気の高さをうかがい知れます。そういった単純作業はアウトソーシングしてより生産性の高い業務を目指すべきでしょう。ヤマザキ製パンが毎年春に開催する販売促進キャンペーン「ヤマザキ春のパン祭り」は毎年開催されており、みなさんもこのキャンペーンを謳ったCMなどをご存知かと思います。今回はキャンペーンの運用フェーズにおいて知っておきたい「キャンペーン事務局の代行」についてご紹介します。まずはキャンペーンを行う際にどのような業務が発生するのか見ていきましょう。キャンペーンとして有名な手法の一つが「プレゼントキャンペーン」です。当社がこれまでお手伝いさせていただいた周年・社内イベントを、 業種・参加対象・人数規模別にし、コンテンツ例とご予算をご案内しています。セミナーを開催するには、さまざまな費用が必要です。会場のレンタル代や講師へのアテンド費はもちろん、運営スタッフ人件費なども掛かりま...今回は、キャンペーン事務局業務を中心にご紹介しますので、キャンペーンを控える担当者様は是非この機会にご確認ください。当社がこれまでお手伝いさせていただいた様々なイベントの実施プログラム事例をご紹介。〒104-0061 東京都中央区銀座7-16-12　G-7ビルディング9階　／　TEL 03-4500-4758仕事やスポーツ、忙しい人や手軽に栄養補給をしたい人などの強い味方である「カロリーメイト」を提供する大塚製薬でも季節に合わせたPRを施策し、多くのターゲットに対して接点を作っています。プロモーションの担当者はより良いプロモーションを考え、実行していくことが本来の業務であり、キャンペーン応募者のリスト化やお問い合わせの対応に時間を取られることは本意ではないはずです。これまでカロリーメイトは、冬に受験を応援する学生向けのプロモーションをメインに販売促進してきました。しかし上記のキャンペーンを行うことで、冬だけに限らずその他の季節でも、季節に合わせたPRを行うことが可能となり、多くのターゲットにキャンペーンをフォーカスさせることに成功しています。そこで、このようなキャンペーンを企画・実行するにあたり、キャンペーン事務局を代行依頼するメリットを次にご紹介します。キャンペーン応募者への対応は「お客様対応」となり、しっかりとした対応のスキルが必要になります。キャンペーンを企画する部署のメンバーが全てお客様対応の経験者であることも少ないので、対応に不安がある場合は外部に委託するメリットとなります。また、外部委託先としてもキャンペーン事務局業務も兼ねる委託先であればキャンペーン内容を理解させる作業や電話対応のマニュアルを別途作成するといった手間がなくなることもメリットになります。私たちの日常生活においてもテレビで、交通広告で、またSNSでキャンペーンに触れる機会は多くあります。また、キャンペーンを行う際は、ただ単純に集客ができるように、売り上げが上がるようにだけではなく、実施までの企画設営工数もきちんと把握し臨まなければなりません。例えば社内で応募リストを作成するのであればそのリストのファイルはどこに置くのでしょうか？アクセスが制限されたフォルダーはありますか？そのパソコンはUSBなどの外部メモリーは使用できない設定になっているでしょうか？このように個人情報漏えいのリスクを少なくするためには運用上のノウハウが必要になり、もし社内に個人情報の取り扱いに関する知識啓蒙がされていないのであれば外部委託するメリットの一つとなるでしょう。もし、以上の対応で不備があれば応募者＝自社のビジネスターゲットに悪いイメージを与えることになり、またインターネット上の口コミなどから企業の経営自体を揺るがす事態に発生する可能性もあります。例えばキャンペーン応募者の管理や応募者からの問い合わせ対応など、「事務局対応」が必要となり、通常業務に加えて実施するとなると大きな負担となります。具体的なPRとしては有名アーティストによるCMや、学生や部活動などとコラボした企画やSNSによる投稿、季節に合わせてPRすキャンペーンと、幅広いターゲットに向けてキャンペーンを立ち上げています。イベント企画は、開催目的、イベントのターゲット、そしてベネフィットの3点を明確に設定することは必要不可欠です。これらをどのように設...当社がこれまでサポートしてきた企業イベント事例をご紹介しています。様々な業種の企業イベント事例の中に貴社のイベントにも当てはまる成功のヒントがあります。日本の一人当たりの労働生産性はOECD加盟国35カ国中21位と低く、さらに少子高齢化による生産人口の減少からも生産力が下がって行くという中で業務効率を良くすることが強く求められています。以上3点のような外部ノウハウの活用というメリットとともに「リソース」面での外部委託のメリットも忘れてはいけないところです。キャンペーンの規模にもよりますが応募者のリスト化、プレゼント発送や窓口業務などは単純作業ですが時間を取られるものです。キャンペーン事務局業務の中でも応募の受付、問い合わせ対応、プレゼント発送は以下の点から特に注意が必要となります。会社設立記念を迎える企業は、お世話になった関係者へ挨拶文を手紙にして出す必要があるでしょう。しかし、記載内容に不手際があると会社の...セミナー事務局の開設・運営にあたって必要な確認や各種手配を適切に行えるかがセミナー成功の大きなポイントです。大規模なセミナーを行う...こういった単純作業はアウトソーシングしたり（BPO）、ロボットに任せたり（RPA）しようというのが業務効率化を求められる昨今の風潮でもあります。この観点からも事務局の代行を依頼する価値はあるでしょう。ヤマザキ製パンのキャンペーンは、「圧倒的な知名度」と「必ずもらえる」という内容から、多くの世代の人に広く浸透しており、今年で39回目を迎える長寿キャンペーンになります。 「事務運営指針とは一体何か？」ということです。 このメルマガでもよく、事務運営指針を紹介していますし、 事務運営指針は税務調査の反論根拠として実務上も 非常に重要な位置づけにあることは認識していました。 しかし、「事務運営指針とは？ あるいは、セミナー開催の連絡やコンサートチケットを発送する部署の印象があるかもしれません。従って、協会の事務局は、単に問い合わせを受け付けるだけの意識で仕事をしてはいけません。受講生にとっては、協会の事務局はいつも自分が接するところで、自分の思いを直接伝えられるところになります。ここでは、正しい協会の事務局がどんな業務をこなさなければならないのか、業務内容や心構えなどを確認していきたいと思います。確かに、そうです。セミナービジネスでは、受講生からの講座に関する質問や、あるいは当日の会場や時間などの問い合わせなどに対して、個々に質問を受け付ける部局になります。© 2020 協会ルネサンス All rights reserved.事務局と聞くと、「ユーザーからの問い合わせを受け付けるところ」というイメージがあるかもしれません。受講生は協会の会員ですの。半ば、人生の一端を担う意識で接する存在です。協会の理念に則って、業務全般に携わり、受講生さんと接していきましょう。創業時がぐちゃぐちゃなスタートアップは あとで直せない【協会ルネサンス】しかし、協会の事務局となると、問い合わせを受け付けるだけが仕事ではありません。協会の業務全般に携わります。協会とはどのような組織か？協会の歴史と変遷｜協会5.0の時代へ同時に、講師が講師業務に専念できるように、必要な手配を行うことが事務局のあり方です。協会とマーケティングのスペシャリストで、現在は「オンライン・エディター」として活躍。シュテルンLLC代表。『協会のはじめて』では、これまでたくさんの協会をサポートしてきた経験を生かして、協会の設立から運営方法をわかりやすく紹介しています。協会づくりのノウハウや勘所が身につくサイトになっています。わからないことがありましたら、お気軽にお尋ねください。事務局をイメージする際に、「セミナー事務局」や「コンサート事務局」を思い浮かべると、ユーザーからの問い合わせを受ける部署のような印象をもつでしょう。年に数回、個別のミーティングを取り、悩みを聞き、期待していることを伝えましょう。さて、ホテルは、多くの場合、ホテルの運営会社があります。大きな企業になると、日本中、世界中にホテルチェーンを持っています。実際にホテルを運営しているのは、支配人以下、ホテルのスタッフになりますが、出資し、経営しているのは、本社になります。「本社＝協会本部（理事会）」となります。とはいえ、立ち上げ当初は、理事長さんや理事の方々が報酬を顧みずに働かなければならないかもしれません。その場合、多くの経験を生かして、徐々に理想の事務局員を育てなければなりません。ところが、「ホテル」を思い浮かべるとどうでしょう？「ホテル＝事務局」と考えてみてください。すると、ホテルの最高責任者は、ホテルの支配人になります。「ホテルの支配人＝事務局長」です。一般社団法人◯◯協会を代表する立場。法人全般について責任を負う宿泊客からすれば、本社は見えてきません。宿泊し、様々なサービスを受けるホテルとそのスタッフしか見えません。ホテルがその会社そのものになります。いずれにせよ、受講生が気持ちよく講座を受講できるように、必要な手配を行うことが事務局のあり方です。協会も同じように考えてください。理事は直接受講生さんと接する機会は少ないです。受講生さんとやり取りを行う事務局の対応やあり方が協会そのものになります。事務局は、メールでの業務報告や相談、日誌の作成など、現場での出来事や考えを理事会と共有することが大切です。

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