テレワークが抱える7つの課題と問題点. 中小企業向け、テレワークの業務管理方法のコツをお伝えする記事です。各々が自宅で仕事をし、顔を合わせないテレワークでは、業務管理が鍵を握ります。マネジメントコストを下げつつ、円滑な業務をおこなうにはどうすればいいのか？ポイントをお伝えしています。 テレワークの活用が飛躍的に拡大している。新型コロナウイルス感染症対策として導入が加速し、従来は活用に慎重だった業種や企業にも採用が拡大。感染を防ぎつつ、事業を続けられる柔軟な働き方として根付き始めているが、先行事例の少なかった中小企業には戸惑いが残る。在宅時のパソコンなどＩＴ機器の準備から情報セキュリティの確保、勤怠・労務管理まで幅広い課題にどう向き合うべきか。導入や運用の現場を取材した。３月に設置されたＮＴＴ東日本の「テレワーク相談窓口」には、問い合わせの電話が後を絶たない。担当するＩＣＴコンサルティングセンタの西室歩紀さんによると主に社員１００人未満の比較的中小規模の企業の経営者や総務部門が、対応に苦慮して電話してくるケースが多いという。「テレワークの環境を整えたいけれど、情報が多すぎてどこから手を付ければいいのか分からない」「社内にＩＴに詳しい人材がいないので、保守まで含めたサービスはないか」窓口は感染症拡大の兆しを念頭に受け付けを開始し、４月には相談件数が前月比約３倍まで急増。内容は電話の転送や社内サーバへのアクセスなど一部業務を在宅で可能にすることから、勤怠・労務管理を含む環境全体の構築など多岐にわたる。 厚生労働省の調査によると、テレワークを導入した企業が業務管理で課題としている点は、次の2つです。何のために今、目の前の仕事をやっているのか？意味が分からない状態では、自宅で仕事をする環境のテレワークにおいて、社員のモチベーションが上がりづらいからです。それらを使えば、社員のモチベーションはある程度は管理できるでしょう。通話履歴・通話録音・多支店間転送・内線・時間外応答などの履歴を顧客情報と紐付け管理できるテレワーク業務の中に電話での顧客対応が含まれる場合、顧客とのコミュニケーション履歴を共有することも重要です。テレワークでは社員同士が同じ空間にいない分、より細やかなコミュニケーションが大切です。そんな「遠隔だからこその弊害」を乗り越えるために、管理職の方があくせくと個々の社員に連絡を取って回るのは非効率的です。労務時間管理や進捗管理の手数がシステムによって減った分、マネジメントに当たる方は「社員のフォローアップ」に気を配りましょう。自社の業務全体を俯瞰するためにも、ぜひ導入を検討してみましょう。チャットやオンライン会議などを定期的に開催するなどして、チームの一体感を醸成していきましょう。また、誰にタスクが集中しているのか？業務のボトルネックは何か？まで分かるため、チーム全体でタスクを適切に振り分け、生産性を上げていくことができます。出退勤管理/シフト管理/休暇・申請管理/会計・給与ソフトと連携/超過労働に対するアラート機能 など社員の打刻状況（出勤・休憩・退勤）がリアルタイムに管理でき、時間になっても出勤打刻がない場合などはアラートメールで知らせることができます。テレワーク中の業務管理に役立つシステムの中には、個人のタスク進捗状況を見える化できるものもあります。給与ソフトとも連携可能なので、勤怠管理と給与管理がシームレスになります。むしろこの方法は、通常業務に戻ってからも有効な考え方であり、これまでの業務のボトルネックの洗い出しに繋がります。生産性可視化機能/業務内容可視化機能/負荷状況ヒートマップ機能/チーム比較可視化機能/AIによる業務状況レコメント機能 などWeb制作やソフトウェア開発など、すでにテレワークが文化として根付いている業界に受け入れられているのも信頼できるポイントです。誰がどの顧客をどこまでフォローしているのかが分かれば、営業活動をスムーズに進められるからです。余計にマネジメントコストがかかってしまう結果になりかねません。いつ稼働しているのか？どのような作業をどんな操作で、どのくらいの時間で終わらせているのか？などがグラフ化されるため、テレワーク中の従業員の時間管理はもとより、意識付けにも役立ちます。使いたい機能だけ選んで低額で運用をスタートできるのも特徴です。（1機能、1ユーザーあたり200円/月）この記事では、中小企業がテレワークを導入する際の業務管理のコツを、ITコーディネーターの視点から解説します。時間やタスクを属人的に管理するより、正確でスピーディーだからです。チャット機能も付いているため、チームメンバー同士のコミュニケーションも図れます。シンプルな操作性のためIT初心者の方でも使いやすく、運用が定着しやすいでしょう。そのため、長期間労働になりやすかったり、仕事とプライベートの切り分けができずに業務効率が下がったりなどのデメリットに、多くの企業が頭を抱えています。いつも社内に集まって取っていたコミュニケーションや報連相が、各々の自宅からに置き換わる。テレワークの登場で、従来の業務管理方法が合わなくなっていると感じている方も多いことでしょう。誰が何のタスクを担当していて、期限はいつなのか？個人ベースでのタスク管理はもちろん、プロジェクト全体の流れも見える化されるため、テレワークでの進捗管理には最適なシステムです。それよりも、業務状況を見える化できるシステムを使い、素早くプロジェクトの進捗状況が確認できる体制にしていくことが、テレワークを成功させるポイントとなります。出社・退社という概念がないテレワークでは、個々の従業員が「いつからいつまで働いて、どのくらい作業をしたのか？」という具体的成果が見えづらい側面があります。などと言った、間違った評価を正したり、業務全体のバランスを取ることにも繋がります。ガントチャート機能/タスク割り振り、期限通知機能/ファイル共有機能/チャット機能 など 中小企業の経営者なら必ず抱えてる経営課題。 例えば、最近の新型コロナウイルスの影響が大きく、お困りの方も多いと思います。この記事では環境の変化をはじめとした中小企業の経営課題について解説しており、m&aをはじめとした改善策の例も一覧にして紹介しています。 参考：「地域におけるict利活用の現状に関する調査研究｜株式会社情報通信総合研究所」 株式会社情報通信総合研究所が行った調査によると、テレワーク導入に関する課題として多かった回答には上の内容がありました。 テレワーク拡大で見えた課題 中小企業に戸惑い ―情報セキュリティ、サポート…ニューノーマルに向けた新たな一歩 2020.6.26 11:00 経済 IT Sponsored

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