【ビジネス英文eメール】感情的にならずに相手の間違いを指摘するには？ 【ビジネス英語】 2010年 3月 4日 15:26 JST 英語便(講師 Jennifer Barber日々の業務では、メールの書き間違いや誤送信がどうしても発生します。重要なことは、誤りを訂正した適切なフォローアップのメールをできるだけ速く送信することです。当記事では、業務でよくあるメール誤りに対 “指摘を受ける” だから英語で lecture? 間違いを確認するのは、その人を辱めたり貶める事ではなく、仕事を円滑に進める為です。 誰でも有りえる文字の変換ミスや誤字脱字があっても、伝えたいことが伝わっているのであれば、貴重な時間を使って指摘する必要はありません。
相手の間違いに対して冷静かつ客観的に判断し、あなたが相手にどのように対応してほしいのかを具体的に伝えることが大切です。重要度が高い案件の場合は、メールで指摘するだけではなく、そのあと、電話で確認することも大切です。 好評の英文メールとレター両方で使える例文集。今回は、「請求書の間違い」のクレームの例文です。間違いを指摘しつつ、訂正を依頼する内容です！(2ページ目) 「指摘」とは、「問題を指し示すこと」です。ビジネスの場合、間違いや改善点を伝えることが「指摘」に当たります。 「ご指摘ありがとうございます」は、改善点や変えるべきところを伝えていただいてありがとうございますという意味です。 All rights reserved.資料の記載ミスを指摘するときは、正しい内容も明記しておく配慮があると親切です。上記の文例のように、箇条書きにすることにより、間違いにすぐに気がつくことができます。また、送り先間違いなどを見つけたら、速やかに相手先に連絡をして、廃棄するようにしましょう。その為、いつでも都合の良い時に送受信できるメールで確認する方法が好ましいでしょう。ただ、メールも相手の目に留まらなければ見てもらえないので、件名は簡潔にはっきりと、内容は和らかい印象で確認します。文例をご紹介するので確認してくださいね。この時に日時を入れることで、明日でも明後日でもなく「〇日」と明記すると記録が残ります。絶対に間違いは起こさないという人はいないのですから、相手の間違いを責めるのではなく、柔らかい言い方で確認するようにしましょう。取引先との打ち合わせ日程に相違がある時、電話一本入れて確認をすれば済むことです。「こちらの勘違いだと思うのですが、次回の打ち合わせは明後日の〇日でお間違いないでしょうか？」「えっ、明後日？申し訳ありません。私の方が間違えていました。明日だとばかり思っており、日にちを勘違いしておりました。明後日の〇日で間違いありません。ご連絡ありがとうございます。」となって完了します。しかし、電話は都合の良い時ばかりでは無く、外出中、会議中、移動中、お休み、電源が切れている等、お互いに都合が会わない場合もあり、時間と労力の無駄遣いになります。ここでは、間違いを確認するメールの文例をご紹介します。確認メールの書き方や文例もお伝えするので参考にしてくださいね。問い掛ける言い方をすれば文章はやわらかい表現になります。「添付ファイルがありませんので、再送してください」ではなく「添付のファイルが見当たらないようですが、お送りいただけましたでしょうか」とすることで、相手を不快にせずに言いたいことがはっきりと伝わります。振込金額に間違いがあり、その確認をメールでおこなう場合は、上記の文例のように振込確認ができた金額と請求書の記載金額を文中に明記しておきましょう。相手のミスであっても丁寧な言い回しを用いることが大切です。取引先との打ち合わせ日程で行き違いになるのが、「明日」と「明後日」を勘違いしてしまう事です。日時は電話で話すこともありますが、簡単にメールで確認しあうこともあります。この時、メールを送った人と受け取った人の時間差や読み違い、自分のスケジュールに書きこむ時に違えてしまうなど、原因はいろいろ考えられますが、例え１日違いであっても、無駄な時間を消費してしまうことになるので、明日・明後日と言う言葉だけでなく、日時を入れて間違いのないように気をつけましょう。社会人にとって、会社内外問わず人間関係はとても大事です。相手のミスを確認するときの言い方一つで、事を荒立ててしまいお互いの信頼関係を崩してしまう可能性もあります。相手の間違いを上手に指摘するコツは、明らかに相手にミスがあってもストレートに指摘せず、断定しないこと。相手の間違いだと確信しても、注文書などに指定日が記載されている場合、勝手に決めつける事は出来ません。そして、「これ、間違いですよね。いつも平日ですから」などと、上から目線で物事を指摘しては、相手にたいへん不快な思いをさせてしまいます。間違いを確認するときは、相手に確認の手間をかけさせることを念頭に置いて、和らかい言い回しで伝えましょう。言わなくても気付くだろうと思って、放っておくと期日が迫って焦ることになります。日時と曜日が間違っている場合は、確認しないと打合せの日時も不明となり、仕事にも支障をきたすことになってしまいます。出席者が揃わないと仕事にならない会議や打ち合わせなど、口頭で明日、明後日などと伝えていては、間違いや誤解のもとになります。次回の日程を口頭で伝えたとしても、後で必ずメール連絡を入れるようにしましょう。どうしても気になる場合は、次回に会った時などに話題として「パソコンって変な変換をしちゃうよね」「急いで入力すると確認するのを忘れるのよね」などと話題の中で、お互いに気を付けなければと考えるようにするのが、仕事のできる人ではないでしょうか。ただし、請求書や契約書の誤字となれば話は別です。今後の取引にかかわる重要な項目のため、必ず確認するようにしましょう。人によっては、メールの文章や誤字なども指摘する人もいます。確かに間違いであり、それが分かれば恥ずかしく「仕事の出来ない人」と思われているのではないかと恐縮します。間違いを確認するのは、その人を辱めたり貶める事ではなく、仕事を円滑に進める為です。誰でも有りえる文字の変換ミスや誤字脱字があっても、伝えたいことが伝わっているのであれば、貴重な時間を使って指摘する必要はありません。取引先とのやり取りの中で、不明な点や不安になる所があったら、すぐに確認を取ることで、間違いや誤解を未然に防ぐことが出来ます。それは、電話でもメールでも同じことで、こちらで確認出来ない時や相手に調べてもらわなければならない内容で有れば、遅くなるほど調べる手間や時間がかかってしまうので、早めの対応が必要です。
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