仕事のスピードをあげたいなら、業務効率化のスキルを磨こう. 業務マニュアル(手順書)作成で、苦戦している人は多くいます。その中でも、「何をどこまで書けばいいのか？」という悩みをもっている人は多いです。 例えば、「どんな仕事を業務手順書として書くべきか？」、「どこまで細かく書くか？」などは、典型的な悩みの例だといえます。 「 を活用するための 個 のヒント」こういう文を見かけました。原文には "tips" が使われているようです。外国企業のHPがローカライズされたもの… 業務品質の向上を図る！ 業務マニュアル作成のポイント 2 企業経営情報レポート （2）さまざまな業務マニュアルの例 企業経営において、作成されている業務マニュアルの例は、下記のとおりです。 ] 仕事で業務マニュアルを作成する際には、読んでもらえるような業務マニュアルを書くこと必要があります。どれだけイイ資料を作っても、実際に仕事をする人に読まれないモノでは意味がありません。 ただ、多くの人が書いた業務マニュアルは担当者に読まれていません。 例えば、電話対応の業務マニュアルに、「営業マンのように振舞うこと」と手順書に書いたとします。これは顧客対応の行動指針・スタンスです。このように最終ゴールと基本スタンスを理解してもらいます。そして、具体事例で、イメージをもってもらうのです。業務手順書を作成するときは、ぜひフローチャートを作成してみてください。では、どのような業務マニュアルであれば読んでもらえるのでしょうか。それにはコツがあります。こちらの記事で紹介しています。ぜひ合わせて読んでみてください。そこで、マニュアルを作成するときのい注意点について紹介します。例えば、「どんな仕事を業務手順書として書くべきか？」、「どこまで細かく書くか？」などは、典型的な悩みの例だといえます。それでは、業務マニュアル（手順書）の作成手順を紹介します。概要を説明すると、以下の通りです。このとき、手順書作成者は営業マンのように相手の悩みを聞き出すことを考えることを想定していたとします。それでは、以下で詳しく説明していきます。業務マニュアル作成について、わかりやすく説明するために、セミナー開催を事例にして説明していきます。こういった内容を踏まえて、手順書の追記していきます。プロジェクターの故障は前日のチェックを必須項目にしたり、参加者の入金漏れについては、入金しないと開催場所を通知しないようにしたりします。コストと効果を考えて、現実的に改善できる範囲で解決策を考えるようにします。とくに、セミナー開催の場合、セミナー開催前の準備がしっかりしていれば、セミナー全体が成功する可能性が高いため、開催前から作成しています。これから作成する手順書でカバーする範囲を決めておくと、手順書の内容がブレにくくなるためです。一人で頑張るのではなく、業務マニュアルを活かして周囲を協力しあえる環境を作りましょう。マニュアルも同じです。マニュアルを書く際にも、構成案を立てることが不可欠です。もし、誰かに手順書を使ってもらう場合は、上記の2つに関してフィードバックがたくさんもらえるようにしましょう。不十分であれば、読んでもらえません。また、記載が過剰だと作成に時間がかかってしまいます。業務手順書は、上記の内容を盛り込んでおく必要があります。そうすることで、マニュアルさえ見れば仕事の考え方から業務の詳細までをいつでも確認できるのです。つまり、「マニュアルで伝えたいこととは無関係な情報まで入れてしまう」のです。このように、時系列で区切って、やるべきことをできるだけリストアップしていきます。マニュアル全体の構成を考えずに文章を書き始めると、ほとんどの人は関係のない内容をグダグダ書いてしまいます。10秒考えても、項目が出てこないレベルになるまで書くのがコツです。たとえば、商品を開発するときに、どんな人をターゲットにするか決めます。そうすることで、ターゲットに魅力的な商品を判断する基準ができます。業務マニュアル作成を行う上で役立つ記事は以下で紹介しています。仕事の効率化を目指すときのポイントは、以下の記事で解説しています。ぜひ合わせて読んでみてください。出せるアイデアは、すべて出して、後でやるやらないと決めるのがコツです。そのため、業務手順書は、以下のような内容を含んでいる必要があります。このとき、事前に地図のURLをメールで送信することは対策として可能です。しかし、電話で駅まで迎えにいくという対策を行うかどうかは疑問です。手順書には、できるだけ行動を書くこと、できないなら考え方を書くことです。ただ、考え方を書くときはスタンスと具体事例でイメージをもたせることが大切です。しかし、手順書があれば「これを見てください」の返事で終わります。つまり、質問にかかっていたあらゆるコストを減らせるのです。この流れをフローチャートで作成しておくと、流れがすぐに分かります。そのおかげで、メンテナンス業者はどんなリスクがどのような場面であるかがすぐに分かります。もちろん、カンペキ業務マニュアルを作成しようとする心意気は重要です。しかし、多くの場合、カンペキを目指すと途中で挫折します。このような予防策を手順書に加えることで、トラブルが起きないよう手順書を改善します。それでは、どのようにして業務マニュアルの範囲を決めればいいのでしょうか。業務自動化（エクセルマクロVBA）に関連する情報は、こちらの記事で解説しています。ぜひ合わせて読んでみてください。このように、チェックリストは、業務マニュアル（手順書）の一部であり、あるタイミングで必要な資料一覧のことです。業務マニュアル(手順書)作成で、苦戦している人は多くいます。その中でも、「何をどこまで書けばいいのか？」という悩みをもっている人は多いです。業務マニュアルは、読み手が作業をスムーズに行うためのものです。したがって、読んでもらえるマニュアルを作成する必要があります。しかし、範囲を広げすぎるといいことはありません。なぜなら、作成する量が膨大になってしまい、途中でマニュアル作成をやめたくなるからです。例えば、チェックリストとして分かりやすいのは、出張経費の処理業務に必要な項目を記載したものです。業務マニュアルや手順書作成を行うときに役立つテクニックは以下の記事で紹介しています。しっかりと構成案を作ってからマニュアルを書き始めると、網羅性の高い内容を書けるようになります。やるべきことをリストアップした後は、それらを並び替えます。ここでは、時系列と担当に分けます。さらに詳しいフローチャートの解説はこちらの記事で行っています。合わせて読んでみてください。そこで、構成案を考えます。セミナー開催前の手順書を作成する事例で考えてみましょう。ここまで、業務マニュアル（手順書）について詳しく解説してきました。手順書があると、業務かかるコストあらゆるところで減らすことができます。そこで、業務マニュアルの作成手順を5ステップで解説します。これを読めば、あなたは手元の仕事をどんどん手順書化していけるようになります。業務マニュアル（手順書）に記載する内容には、大きく2種類あります。その2つとは考え方と行動です。これらは以下のような違いがあります。ところで、フローチャートは、業務マニュアルを読みやすくするための手段の一つです。仕事の中には、チェックリストだけ作成しておけばいいものもあります。では、何を基準にして、業務手順書とチェックリストを使い分ければいいのでしょうか。そのため、「誰が」「何を」「いつまでに」「どこへ」「どのタイミングで」といったことを明確にしておく必要があります。そうしないと、出張者の申請の度に経理担当が説明をする必要が生じます。そのため、手順書に考え方ではなく行動を記載するのが大切です。行動を書く事で、手順書を読んだ人は何をすればいいのか分かるからです。もちろん、すべてを改善できるワケではありません。例えば、参加者が道に迷って遅刻することがあります。言いかえると、上述した業務手順書の「 [2] ステップ毎の業務(タスク)の内容と担当者」とほぼ同じものです。業務マニュアルを作成するときには、上記の手順で作成します。しかし、作成するときには注意点があります。例えば、部下からの質問に毎回答えていたとします。その場合、部下が質問する手間、回答するまでのタイムラグ、回答する手間といったコストが発生しています。まずは、一つのマニュアルを作ります。そして、一つ作り終えたら、次の手順書を作成していきます。gene320さんは、はてなブログを使っています。あなたもはてなブログをはじめてみませんか？業務マニュアルは重要ですが、仕事の種類によっては自動化のほうが効果があります。実際は、仮運用レベルの手順書を繰り返しブラッシュアップしていくものです。これが本来の業務マニュアルの作成方法です。たとえば、在庫管理表の更新や売上の報告書を作成する場合、自動化するのはムズカシイことではありません。以下のとおりマクロを使えば、ボタン一つで報告書を作成できるように設定可能です。また、膨大な手順書を作成した結果、どこに何が書いてあるのかわからなってしまうこともあります。しかし、自分がカンペキだと思って作成した手順書は、記載が不十分だったり記載が過剰だったりすることは多いです。ただ、多くの人は業務マニュアルを作りません。その理由は作り方を知らないからです。その結果、業務マニュアルを作成するのは大変そうだと勘違いしています。そのため、作成した未完成の手順書にダメだしすることを念頭において仮運用を行います。そして、仮運用をしながら以下の2つを意識しておくことがコツです。個人の仕事のスピードを早くする方法は以下の記事で解説しています。仕事の始まりから終わりまで、どんどん書き出していきます。手が止まらないスピードでベタ打ちします。作成した手順をもとに仕事を行います。上記の手順書では、カンペキには程遠いように思えるかもしれません。そもそも、業務マニュアルの目的は仕事を他の人に渡すことにあります。そのため、他の人が使えるレベルである必要があるのです。しかし、この手順書を読んだ人は営業マンと聞くと、明るく積極的に話したり低姿勢で話したりする人を考えるかもしれません。例えば、出張経費の処理業務を考えます。出張経費の処理は経理担当が行います。ただ、経理担当だけに限らずあらゆる部署の人が出張します。業務チェックリストについては、こちらの記事で紹介しています。合わせて読んでみてください。業務マニュアルを作成するときも同じです。範囲を決めておくことで、どんな業務マニュアルを作成すればいいか基準ができます。したがって、未完成でもできるだけ早く仮運用を行うことが重要なのです。しかし、それで構いません。この段階のマニュアルで実務を回していきます。このように範囲とは、「誰が読むか？」、「どのタイミングの業務か？」、「どの業務に関する内容か？」を決めることです。そこで、できるだけ早い段階で人に使ってもらうことが重要なのです。そして、使ってくれた人の反応に合わせて過不足ないように手順書の記載を調整していくのです。コツとしては、セミナー開催において、重要なパートから作成していくことのがオススメです。構成案とは、いってしまえば「マニュアル全体の骨組み」です。例えば、家を建てるとき、細部を作り上げる前に骨組みを作ったり考えたりします。上記に、作成手順2でリストアップした内容をはめ込んでいきます。以下のようになります。例えば、以下は自動販売機で買い物するときのフローチャートです。たとえば、プロジェクターが壊れた、配線ケーブルの故障、参加者の入金漏れといった事象です。なお、業務マニュアルの目的については、こちらの記事で解説しています。つまり、フローチャートを作成しようがしまいが、読んでもらえる業務マニュアルを作成しなければ意味がないのです。動画で紹介しているのは、エクセルの元データから、複数の伝票を自動作成するサンプルです。エクセルマクロを使って、300件以上の取引データから、取引先ごとに伝票を作成します。その結果、作業に慣れていない新人や若手でも一人で業務をこなせるのです。ただ、全て行動を書けないこともあります。例えば、突発でトラブルが起きたときです。例えば、見やすさは大切です。実際、文字だらけの手順書だと読んでもらえなくなってしまいます。なぜなら、業務マニュアルは人に仕事を委任することが目的だからです。つまり、仕事量は変わらないのです。一方で、自動化すれば仕事量そのものを減らすことができます。実際、私が勤務していた企業では、出張者は経理担当に以下の資料を提出する必要がありました。実際、昇給したり、ポジションが変わったりすると、どんどん仕事が増えていきます。そのため、自分が「なんとかしなくては」となりがちです。

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