在宅勤務の推進でデジタルツールが注目されています。中でもMicrosoft Teamsはテレワークに最適。 Word,ExcelなどOffice 365(現 Microsoft 365)とのシームレスな連携、セキュリティ面も安心。Teamsの機能(チャット,ビデオ通話,アプリ連携,社外連携 等)と活用法をご紹介します。 Microsoft Teamsでチームメンバーや外部関係者とWeb会議をする方法 ... するよりも、その人たちを含めたチームを新規に作成したほうが進めやすくなるので、おすすめです。 ... ここからTeamsアプリまたはブラウザー上でWeb会議に参加できます。 ”/”を検索窓に入力するとコマンド一覧が現れます。自分の状態表示である”連絡可能”や”退席中”などの変更はかなり使い勝手が良いです。他にもさまざまなコマンドがあります。下記をご参照ください。相手が社外の人であってもOutlookを利用している場合は、相手のOutlookに会議のスケジュールが反映され、とても便利です。前段で述べたように、チームとチャネルの運用ルールに従って運用を行います。Teamsは、チームがさらにチャネルに細分化されるため、業務とそれに関連したコミュニケーションをしっかりとリンクさせることができます。メンションが問いかけになり、チーム、さらに配下のチャネルでそれぞれのトピックについて共同作業ができます。まず、Teamsにおけるチームの種類を決めましょう。チームやチャネルを整えることは、「コミュニケーション」と「業務」の整理につながります。チャネルの性質を前もって決めることが重要です。総務部門のチームにあるチャネルの内容を決める場合を例に考えてみましょう。総務部門の中には、人事、経理、勤怠などのグループがあるとします。そのグループ機能ごとにチャネルを作成し、各グループのチャネルでは業務内容に沿った発言をするというルールが必要になります。Teamsでは、ビデオ通話もしくは音声通話機能を利用してコミュニケーションできます。これは、リモートワーク、働き方改革に非常に役立つ機能です。画面共有機能を使って詳細な情報の共有もでき、指示の伝達もできます。通常のメッセージのやり取りに加え、通話、さらにビデオ通話でコミュニケーションを行うことで、コミュニケーションの密度を高め、リモートコミュニケーションで生じるストレスを軽減します。このように、自社の業務内容や仕事スタイルに合わせて運用上のルールを独自に創ることで、Teamsの機能を最大限活用することができます。Teamsを使うと、業務の引き継ぎを非常にスムーズに行えます。業務を新たに担当するメンバーは、当該業務のチームやチャネルに入れば対象業務の資料や録画した会議の動画、やり取りなどを見ることができます。あなたが自分の業務を引き継ぐ立場なら、引継ぎの打ち合わせより少し早めに新しい担当者をTeamsに招待し、見てもらいましょう。すべてのやり取りの情報が過去に遡って理解できるため、一から説明する必要がなくなります。打ち合わせを行ったあとも、しばらくはそのチームに残って都度フォローすれば、詳細にわたる引き継ぎが行えます。”＠”を検索窓に入力すると外部コマンド一覧が現れます。YouTube、ニュース、天気などのキーワード検索が直接できます。画面上段の検索窓からはさまざまな検索ができます。Teams内の連絡先を見つけたり、チャネルの中で話したキーワードやアップしたファイルなどを検索することができます。このようにMicrosoft Teamsは、ファイル共有やプロジェクト管理などのコラボレーション機能と、リモートコミュニケーション機能などを兼ね備えたツールです。一般的には個別に存在するチャットアプリや接続アプリなどがTeamsにはすべて揃い、シームレスに連携しています。もちろんZoomなどの他社製のアプリとの連携も可能で、場面によっては使い分けることができます。さらに検索機能や”いいね”などの便利な機能も装備され、これらを使いこなせば効率的に業務を行えます。Teamsを使うと、社内メンバーと、社外関係者を“外部ユーザー”として招待した際に、“いいね”機能や“チャット”機能の活用によって情報の確認状況が可視化されるようになります。メールでは返信がない限り、送った情報を相手がどこまで認識しているかわかりませんでした。しかし、Teamsのチャットやチャネルでコミュニケーションをする時には、SNSのような“いいね”機能により、相手の認識が確認できます。「情報を確認したら”いいね”をする」などのルールづくりをしてもいいかもしれません。また、「読んだら必ずなんらかのリアクションをする」などのルールを決めるのも良いでしょう。こういったルールをチャネルマネジメントとして行うと、目的や使い方が明確になり混乱を避けられます。特にミドル以上のマネージャーは参加するチャネルが多く、メンションされる機会も多いので、機能別にチャネルを分けて運用することで情報の見落としを避けられます。Microsoft Teamsを活用することにより、今まで以上に効率的に業務を進めることができます。また、Microsoft Teamsは、現在急速に進んでいるテレワークやリモートワークなどの働き方に非常に合った機能を持つ製品です。この記事を参考に使いこなしてみてください。ある業務に特化したチャネルで共同作業を進める際には、その業務に関係する関連会社など、社外の人との共同作業が必要な場合もあります。その際は社外の人にゲストとしてのアクセス権を付与して招待することにより、参加してもらうことが可能になります。また一般的に利用されているWord、Excel、PowerPointなどOfficeアプリケーションとの連携機能がシームレスなところも強みです。Officeアプリを利用しながらTeamsのコラボレーション機能を活用して効率的に業務を進めることができます。すべての機能をMicrosoft社が提供しているため、セキュリティ面で安心して利用できるところもポイントです。会議の日時を設定し、会議名を決めて入力し、会議の相手のユーザーがいるチャネルを選択してユーザーを招待します。その時に会議で使う予定のファイルなどもあらかじめ添付して送付できます。 Teams クライアントのアプリ バーに固定するアプリと、アプリが Web、デスクトップ、モバイル クライアントに表示される順序を選択します。 You choose the apps that you want to pin to the app bar in the Teams clients and the order in which they appear, on web, desktop, and mobile clients.
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